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    江苏省植物生理学会档案管理制度

       20151031日九届二次理事会议通过)


    第一章  总 则

        第一条 为加强和规范江苏省植物生理学会(以下简称学会)档案的管理,确保学会归档文件的完整、准确和系统,不断提高学会档案管理水平和质量,保障学会档案的安全和有效利用,特制定本制度。

        第二条 学会档案管理由学会秘书处负责,根据档案管理标准统一对归档文件进行整理、立卷、编目。

    第三条 学会档案包括纸质形式档案和电子形式档案两大类。

    第二章 归档范围

    第四条 上级主管部门的文件材料、上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证;本会的请示与上级部门的批复文件。

    第五条 学会召开的会员代表大会、理事长会议、常务理事会议、理事会议各工作委员会或专业委员会的会议通知、主题、会议纪要等会议资料等全套文件以及录音、录像、照片等材料

    第六条 学会制订的章程及各种管理制度、条例等。

    第七条 学会年度工作计划、工作汇报、总结和各类调研报告;统计报表。

    第八条 人事档案资料:包括1).历届学会理事会理事的推荐表、理事会名册,理事长、副理事长、正副秘书长、常务理事名册;2)学会聘请的工作人员名册;3).各专业委员会、工作委员会组成人员名册等;4).学会会员登记表、花名册;5). 各类评选先进(优秀)的通知、结果及获奖名单等。

    第九条 “提升学会服务科技创新能力计划项目”等项目申报书、实施方案、立项批准通知,结题申请表,结题报告,结题重要佐证资料,结题鉴定等

    第十条 学会主办和参加的各类学术交流活动资料,包括会议通知、主题、论文摘要文集、会议纪要等。

    第十一条 学会的历史沿革、大事记、纪念文集,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片等文件材料。

    第十二条 学会财产、物资、档案等的交接凭证、清册及其他应归档的文件材料。

    第三章 档案管理和利用

    第十三条 档案必须原件保管,使用标准档案材料袋,分类存放,年终装订成卷、成册。

    第十四条 保存档案必须安全,装具要有防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能,保持清洁,做到经常检查,发现问题及时解决。

    第十五条 学会档案原则上仅本会人员查看。需要查阅档案时,须经学会秘书处批准,并办理查阅手续。

    第十六条 被查阅的档案必须保持整洁,严禁涂改、翻印、抄录 、转借和遗失,如确属工作需要摘录和复印,经秘书处同意后方可摘录和复印。在查阅档案过程中,如有任何损失,将按情节轻重程度追究当事人责任。

     第四章  附 则

    第十七条 本制度解释权、修改权归学会理事会。

    第十八条  本制度自学会理事会通过之日起生效。


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